Directeurs : 6 astuces pour gérer efficacement son multi-sites à La Réunion

Être gérant d’une entreprise comprenant plusieurs sites n’est pas une mince affaire ! Entre coordination, formation, tenue des plannings du personnel, gestion des différentes assurances, et autres, cela demande une parfaite organisation. Par ailleurs, toutes ces tâches indispensables au bon déroulement de votre activité professionnelle sont extrêmement chronophages. Alors, comment faire pour gérer efficacement son multi-sites à la Réunion ?

AEA, expert d’assuré, vous délivre 6 astuces pour faciliter votre quotidien de chef d’entreprise.

Anticiper 

Pour bien gérer un multi-sites à la Réunion, il faut en premier lieu bien préparer le terrain. Pour cela, il faut :

• faire les bonnes déclarations à votre assurance : surface, valeurs immobilières et locatives, type de bail, environnement proche, photos, …;
• vérifier les moyens de prévention de chaque site et les maintenir à jour tous les ans;
• assurer la formation du personnel, sans que cela vienne perturber les plannings des salariés et la capacité à garder les établissements ouverts ;
• automatiser tout ce qui est anticipable, comme les prises de rendez-vous pour les vérifications annuelles, semestrielles, la revue des contrats pour actualiser les données, les changements ou le renouvellement de véhicules, …
  
  

Identifier les rôles de chacun

Savoir qui fait quoi vous permettra (et permettra à vos équipes) d’y voir plus clair. Il est donc important de définir :

• qui s'occupe de vérifier les moyens de prévention à long terme (sans oublier les échéances) : moyens mécaniques contre le vol, électriques, anti-incendie, … ;
• qui coordonne les différents sites : formations, communication (gérer la communication entre les sites eux-mêmes, mais aussi entre les sites et le siège) ;
• qui fait quoi lors d'un sinistre : se posent ici de nombreuses questions : qui déclare ? qui accueille l'expert qui se déplace pour les rendez-vous d'expertises ? qui est le décideur ? qui a le pouvoir de signature ? qui a accès aux éléments comptables et juridiques à fournir en justificatifs ? qui s'occupe de suivre le dossier et faire des relances à l'assureur et à l'expert ? qui s'occupe des devis de remise en état ? qui s'occupe de gérer la réorganisation du site pendant tout le sinistre ? qui suit la réalisation des travaux et rend des comptes ? qui fait suivre les documents à l'assureur ? qui suit le versement des indemnités en surveillant le compte bancaire ou l'encaissement du chèque ? ;
• quels sont les acteurs responsables de chaque domaine, avec des procédures de crash test (pour créer de bons réflexes en cas de sinistre).
  
  

Mutualiser

Pensez à tout ce qui est mutualisable, en fonction de la similarité des différents sites :

• un contrat d'assurance pour tous (par ex. la couverture assurance des véhicules quand c'est possible : opportunité de créer une flotte) : vous gagnerez ainsi en visibilité sur vos contrats et économiserez sûrement sur vos assurances ;
• les prestataires de vérification de conformité ;
• les prestataires de travaux (second œuvre et gros œuvre, maîtrise d'œuvre) ;
• le cas échéant, vous pouvez même mutualiser les services d’un expert d’assuré pour l’ensemble du groupe à la Réunion. Ce dernier aura ainsi une vision d’ensemble, ce qui lui permettra d’assurer une meilleure défense.
  
  

Définir une stratégie assurantielle pour optimiser les valeurs et les primes à payer

En priorité, vous devez définir une stratégie de déclaration des valeurs, afin de structurer au mieux le contrat d'assurance et de ne pas payer en doublon.

Pour cela, il est nécessaire :

• d’identifier en amont quels sont les sites stratégiques à la Réunion (en termes de dépendances, d'enjeux financiers, d'impacts qu'un sinistre pourrait avoir en cascade si tel ou tel site devait être hors service pendant plusieurs mois) ;
• puis de définir un cahier des charges des valeurs clés à assurer : un même sinistre ne viendra probablement pas mettre à terre tous vos sites en même temps. Par ailleurs, pensez à prévoir des variables ajustables dans le contrat d'assurance, pour prévenir les hausses ou baisses dans l'activité (chiffre d’affaires, marge, investissements, stocks).

💡Le conseil d’AEA, expert d’assuré à la Réunion : attention à ne pas sous-estimer la valeur totale à couvrir, notamment en cas de dommage plus systémique de type catastrophe naturelle, mouvement populaire ou sanitaire !

Centraliser les données pour un suivi simplifié

L’idée est de regrouper tous les éléments administratifs en un seul endroit. Idéalement un portail unique, consultable par tous les intéressés sur internet, même à distance. Cette centralisation des données permet notamment :

• un suivi des contrats ;
• l’archivage des documents pertinents ;
• le suivi des sinistres avec le statut du reste à faire ;
• le reste à payer ;
• …
  
  

Externaliser les 5 premiers points à des professionnels

Il y a de nombreux avantages à confier certaines tâches à des professionnels externes :

ne pas avoir à surcharger ses équipes. Vos salariés sont probablement déjà bien occupés par leur travail, ils seront ravis de ne pas en avoir plus ! Par ailleurs, certains postes, comme la gestion des assurances professionnelles, sont très spécifiques, décharger vos salariés de ces tâches-là sera entièrement bénéfique.

économiser votre temps : vous ne pouvez pas non plus tout assumer au sein de votre entreprise et déléguer des tâches chronophages vous sera bien utile pour pouvoir assurer le développement de votre société à la Réunion.

garder la maîtrise de votre budget : par exemple en mutualisant vos assurances professionnelles, en étant bien indemnisé en cas de sinistre, etc.

💡Bon à savoir : si vous déléguez la gestion de votre multi-sites à la Réunion à l’agence AEA, tous les items précédents sont pris en charge et restitués sur un tableau de bord digital.

Être organisé ne suffit pas toujours pour bien gérer son multi-sites à la Réunion. Il faut parfois savoir s’entourer de compétences externes qui pourront vous délester de certaines obligations, pour vous permettre de vous concentrer sur votre activité. N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de vos problématiques et trouver ensemble les solutions adéquates. 

Pour en savoir plus sur comment optimiser ses contrats d’assurance professionnelle à La Réunion, consultez notre page dédiée à l'optimisation de vos assurances professionnelles à La Réunion, ou téléchargez directement notre guide gratuit ici.